关于做好2022届毕业生档案整理转递工作的通知

各学院：

     毕业生档案的整理转递工作是毕业生就业工作的重要环节，为确保毕业生档案安全、准确、及时转递到位，现将2022届毕业生档案整理转递的相关事宜安排如下：

一、指导思想

高校毕业生档案是大学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证，它关系到毕业生就业、保险、养老等一系列重大问题，如发生档案材料的漏装、遗失、错装或转递错误，将会严重损害毕业生的权益，影响学校的声誉。各学院应本着对学生负责，对学校负责的态度，认真做好毕业生档案的整理转递工作。

二、工作流程

1.学生处组织辅导员进行档案培训，将学生违纪处分、退学材料转交各学院；

2.各学院整理毕业生档案，于6月25日前交至学生处；

3.学生处对档案进行抽查，如发现某学院的学生档案存在缺失等问题，将由该学院对全部档案材料进行全面自查并确保无误，并于3日内重新报送学生处；

4.学生处抽查档案无误，将报到证等材料放入学生档案，封装档案；

5.学生处按报就业方案档案转寄地址邮寄档案，原则上毕业生本人不得自带；

6.若档案因材料错误或缺失等原因退回，由学生所在学院负责整理，于3日内按照档案邮寄流程再次寄送；

7.若档案因无人接收退回，由学生处登记后归入学生处档案室存档，由学生所在学院负责与学生联系并告知邮寄信息，学生档案存放学院不超过2年。

三、档案整理要求

（一）档案材料及填写注意事项

1.毕业生档案材料内容：

（1）毕业生档案清单：毕业生档案袋上印制有档案清单，请清楚填写基本信息和档案中的材料份数，清单格式参考（附件1）；

（2）中学材料：学生入学档案材料；

（3）通知书（报到证副联）：由学生处统一入档；

（4）大学成绩单（教务处盖章）；

（5）高等学校毕业生登记表（见模板）；

（6）学年综合考评表：2017年是最后一年有综合考评表（仅17建筑学有）；

（7）实习鉴定表：师范类学生有；

（8）入团材料；

（9）入党材料；

（10）奖励材料：学生在校期间因表现突出获得的学院、校级及校级以上等相关奖励材料，主要包括荣誉称号登记表、优秀毕业生登记表、奖学金申请表等；

（11）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等受到处分的材料（包含处分登记表、处分文件和解除处分登记表）；

（12）其它材料：如教师资格认定表（师范类学生有）。

    前七项为档案必装项，缺一不可，如缺则为问题档案。

2.退学学生档案材料内容：

（1）中学材料：学生入学档案材料；

（2）退学文件：由学院统一放入；

（3）上述有的相关材料。

3.档案填写注意事项：

（1）所有归档材料必须为原件；

（2）材料填写必须用黑色水笔或钢笔，字迹清晰工整，不得有涂改；

（3）内容填写完整，不得有空白处。

（二）档案整理要求

1.各学院要有一名辅导员全面负责本学院的毕业生档案整理工作，可选拔若干名优秀学生辅助整理档案；

2.所装入材料姓名应与档案袋上所写姓名相符，一定要避免错装、漏装、多装的现象，有重名的学生请特别注明；

3.毕业生档案以班级为单位，按照学号顺序由小号到大号排序，每个班级一张班级档案清单（附件2），清单与档案顺序、数量要一致；

4.每个学院一张学院档案清单（附件3），退学档案、入伍毕业生档案单独归类；

5.辅导员将所在学院档案整理完毕确认无误封装，经学院党委负责人签字同意后方能移交学生处；

6.各学院需要提供一份承诺书（附件4），负责老师为经办人，经学院党委负责人签字后交学生处；

7.各学院整理档案结束后，要求必须进行一次以上全面审核，审核无误后方可封装盖章；

8.因学院归整或填写错误，造成档案退回，由各学院负责处理并邮寄。

四、其他工作要求

（一）档案邮寄与查询

1.毕业生档案转递地址：签订就业协议的按照报到证地址邮寄，如果就业单位有人事接收权，则转移到该单位人事处，如果单位没有人事权则转移到单位所在地的人才交流中心；考研同学档案发往调档函具体学校地址、联系人和联系方式；专升本同学档案发往相应学校招生办，也必须有详细的学校地址、联系人和联系方式；未就业学生档案发往生源地人才交流中心；入伍毕业生（毕业后去当兵）档案发往生源所在地人才交流中心；退学、开除学籍学生档案发往生源所在地人才交流中心；问题档案若久不修改则滞留学校二年；“两项计划”学生档案暂留学校。

2.我校档案转递的方式以邮政特快统一邮寄，毕业生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的，应凭用人单位人事部门开具的调档函，由学生本人到学生处办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题，由毕业生本人承担责任。

3.毕业生档案原则上应按期转递，如确因特殊情况需档案暂缓投递的，请学生本人提出书面申请，由该学院党委负责人签字并加盖公章，到学生处办理缓期投递手续。

4.学校将于7、8月间寄发档案，档案邮寄单号可在衢州学院就业信息网查询，各位毕业生请于8、9月间及时到档案接收单位确认档案。

（二）培训时间及地点

1.培训时间：2022年5月12日下午2点

2.培训地点：行政楼107

3.培训对象：二级学院负责档案的辅导员                                                      （转自衢州学院学生处）